物品購入の手続き

(学生の場合はスタッフの名前で手続きをする)
通常発注 
COE事務局から、実行予算を事務秘書と研究者に内示する。
  • 業者が債主コードを取得しているか事務秘書に確認する。
  • 業者から見積もりを取る(FAX・コピー可)。
  • 見積書をCOE事務室に提出する。
COE事務局は見積書を確認し、財務会計システムで発注処理をする。
       
  • 秘書はCOE事務局から発注書を受け取り、業者に購入依頼する。
  • 物品が納入されたら、納品書、請求書を受け取り、COE事務局に提出する。(発注したときの発注書を必ず請求書一式に添付してもらう)

COE事務は予算を確認、帳簿に記録し、送付票を付けて理学部用度掛に提出する。

※10万円以上の備品(COE事務局の許可が得られているもの)の場合は 別紙様式5物品命令書 を付けて提出する。
※50万円以上の備品は納入後、現物をデジカメ等で撮影し1.画像と2.納入確認書(別紙3)を提出する。

緊急の発注 
  • 各自で業者に直接発注する。債主コードを持っている業者であるか秘書に確認する。
  • 納品後に,「請求書一式」(この文書の末尾 )を受け取る。
  • 請求書を受け取ったら,下記のことを確認する。
             
    • 金額は正しいか。  
    • 社印と代表者印が押してあるか。 
      おかしいところがあったら業者に訂正してもらうか,秘書に相談する。  
  • 「請求書一式」をCOE事務局に提出する。
COE事務局は「請求書一式」を受け取り、使用予算を確認、帳簿に記録し、 送付票を付けて理学部用度掛に提出する。
京大生協で購入するとき(緊急発注)
  • COEカードを使用して購入する。
  • 「同時請求」で物品と「請求書一式」を受け取る。「請求書一式」の記載内容に 間違いがないことを確認の上COE事務に提出する。
COE事務は「請求者一式」を受け取り、使用予算を確認、帳簿に記録し、送付票をつけて 理学部用度掛に提出する。
注意
  • 業者への入金は「請求書一式」月末(毎日)に理学部用度掛に提出すれば翌月25日に支払いとなる。
  • 請求書一式 = 納品後にうけとる「請求書」「見積書」「納品書」
  • 業者の仕様でも京都大学指定の様式でもよい。