21COE 物理学の多様性と普遍性の探求拠点 京都大学物理学教室
事務書類一覧

COEで使用する書類を項目ごとの一覧にしました。
DL(ダウンロード)欄の PDFPDF形式wordWord形式ExcelExcel形式sample記入例のそれぞれのアイコンをクリックすると、必要書類をダウンロードすることができます。
各様式の細かな注意などは左側のメニューから該当する項目をよく読んでご記入ください。

・書式一覧メニュー
外国人招聘
外国旅費
国内旅費
TA(教務補佐員)
COE研究員
謝金
論文投稿料補助
物品購入
その他申請書類(給与証明・源泉徴収票・在職/退職証明 他)

・ 外国人招聘

外国人招聘の事務手続は基研で行います。 招聘外国人の補助はCOEの用務に限ります。来洛中に東京などの他大学や研究所に訪問する方がみられますが、あくまでもCOEの用務に限ってください。その理由も招聘理由書に明記願います。他大学のCOEなどでいく場合には、そのための手続きがあります。いずれにしてもかなり煩雑な事務がありますから、招聘手続きは4週間前までにしてください。それ以降の変更は受け付けられない場合がありますのでご注意ください。

事務手続き詳細へ

◎定書式 ○:自作書類 △:機関発行書類
書類一覧
1ヶ月前 来日後
3日以内
帰国後
1ヶ月以内
DL
談話会ポスター ※COE事務局へメール添付
◎
日程表
○
履歴書(所属と身分には和訳を付けること)
○
航空券の領収書コピー※1
○
カバーチケットのコピーまたは
旅行社発行の旅程表※2
△
招へい状とそれを受諾する旨の往復書簡
○
国際会議等に出席の場合、
会議等の名称・開催地・開催期間の分かるもの、
会議等で発表することが分かるもの。
○
領収書※3
◎
出張報告(記録)書※4
◎
航空券領収書(原本) ※5
△
カバーチケット
(パッセンジャーレシート)コピー ※6
△
COE成果報告書
    ◎※7
※1 事前にファックス、到着後に原本を提出。手数料は支払いできないため、領収書には分けて記載すること。和訳を付けること) e-ticketの場合はインターネットでの予約画面をプリントアウトしたもの(旅程と航空運賃が明記されていること)を事前にファックス、到着後に原本を提出ください。 なお、航空券領収書(原本)を空港でのチェックインの際に必ず発行してもらってください。
※2 事前にファックス、到着後にコピーを提出
※3 招聘外国人のサインが必要。日付、金額は空欄
※4 受け入れ教官が作成、招聘外国人のサインが必要。作成日の日付(書類右肩)は帰還した日の翌日とする。その日が土、日、祭日の場合、次の一番近い平日とすること。「出張日程」は、開始日は出発地をたった日、終了日は出発地に帰還した日とすること。 「6.用務の概要と事業の関連について」は、「物理学の多様性と普遍性の探求拠点」に関連する用務の概要を記入のこと
※5 e-ticketの場合、航空券領収書(原本)は、チェックインの際に必ず発行してもらってください。 
※6 e-ticketの場合、カバーチケットコピーの代わりに、予約画面をプリントアウトしたものを提出
※7 受け入れ教官にて作成のこと

注意:滞在費のみを負担する場合、日程表に「日当・宿泊のみ負担(旅費は**負担)」と記述すること。 旅費の負担先が分かる書類(メール等+英文の場合は和訳)を添付すること。 航空券の領収書、カバーチケットのコピーは不要。

・ 外国旅費

COE構成員(ここでは関係専攻・部局に所属の、教員、COE-PDF、理学研究科フェロー、日本学術振興会特別研究員(SPD・PD/DC1・DC2)、機関研究員、D1以上の大学院生に限る)が国外開催の国際会議に参加し 口頭・ポスター発表講演をする場合、その旅費を補助します。 教員の場合は、国際会議での総合講演(plenary talk)を主な対象とします。また、COE構成員(研究員・大学院生等)が実験観測等で海外出張する場合にも、その旅費を補助することがあります。これらは、1人につき年度内に1回までを原則とします。ただし、特に大きな寄与が期待される場合(例えば、会議組織委員会からの講演依頼要請など)は2回目を認めることがあります。

事務手続き詳細へ

◎定書式 ○:自作書類 △:機関発行書類
書類一覧
出発前 帰国後
DL
申請用紙
◎
旅行命令書
◎
日程表(自作)
※旅行命令記入欄に記載の場合不要
◎
記入例1: 記入例2:
旅行会社の運賃見積書
△
業者の日程表
△
単独出張理由書
旅費精算(概算)請求書
※この様式は理学部事務が作成
△
旅行会社の領収書
△
航空券原紙をA4用紙へ貼付
○
COE国際会議出席報告書※4
 
◎

海外研究報告書(協同実験・観測など)※4
 
◎

立替払申請書(10万以上のみ)

立替払請求書※5
+ 会議参加費の明細と和訳
+ 立替払領収書
 
◎


(学生の場合は教員が請求)
(学生は必ず必要)

+ 学会参加費の領収書と和訳
△
銀行振込依頼書

※1 身分がPDの場合は不要
※2 立替払いを申請する場合のみ
※3 過去に提出いただいている場合は不要
※4 国際会議の場合はCOE国際会議出席報告書を 実験観測等の場合は海外研究報告書をご提出ください。
※5 学会参加費を請求される場合に必要
平成18年7月より、 説明書・往復書簡などの証明書・パスポートの写し・出張報告書が不要になりました。

・ 国内旅費

COE構成員(教員・研究員・大学院生)が国外開催の国際会議に参加し口頭発表講演をする場合、その旅費を補助します。教員の場合は、国際会議での総合講演(plenary talk)を主な対象とします。また、COE構成員(研究員・大学院生等)が実験観測等で海外出張する場合にも、その旅費を補助することがあります。これらは、1人につき年度内に1回までを原則とします。ただし、特に大きな寄与が期待される場合(例えば、会議組織委員会からの講演依頼要請など)は2回目を認めることがあります。

事務手続き詳細へ

◎定書式 ○:自作書類 △:機関発行書類
書類一覧
出発前 帰国後
DL

旅行伺い(旅行命令書)

◎
立替払申請書(10万以上のみ)

立替払請求書 ※2
 
◎

国際会議成果報告書(国内開催の国際会議)
◎
学会成果報告書(院生の国内学会)
◎
銀行振込依頼書

※1 立替払いを申請する場合のみ
※2 学会参加費を請求される場合に必要
※3 過去に提出いただいている場合は不要

・ TA(教務補佐員)

本COEが採用するCOE研究員とTAの身分は時間雇用職員ですので、就業、採用規則(文科省や大学が制定)に縛られます。これら規則を破ると違法行為になります。特に勤務時間中の無断出張や欠勤は違法行為ですのでくれぐれも注意してください。

事務手続き詳細へ

◎定書式 ○:自作書類 △:機関発行書類
書類一覧
新規採用時 継続雇用時 退職時
DL
給与振込依頼書
 

学生証の写し
○
 
両面を複写し、余白に氏名のふりがなと性別を記入してください。  
また、裏面は現住所が記載されたものを複写してください。
記載されていない場合は余白に記入してください。  
なお、外国籍の者で就労可能な在留資格を持つ者は
それを証明するものの写しを、それ以外の者は、
出入国管理及び難民認定法第19条第2項による
資格外活動許可証の写しを併せて添付してください。
人事から来る履歴書へのサイン捺印
△

 

雇用伺(兼職務従事者許可)
◎
勤務予定表
◎
◎
退職願※2
◎
扶養控除申請書※3
◎
    両面印刷設定で印刷してください。
両面印刷以外の書類は受付できませんのでご注意ください。
※1 過去に提出いただいている場合は不要
※2 作成は手書きでもワープロ打ちでも可とします。ただし、署名は、本人直筆で従来どおり必ず必要です。
※3 平成18年度にTAをされていた方は提出不要です

・ COE研究員

本COEが採用するCOE研究員とTAの身分は時間雇用職員ですので、就業、採用規則(文科省や大学が制定)に縛られます。これら規則を破ると違法行為になります。特に勤務時間中の無断出張や欠勤は違法行為ですのでくれぐれも注意してください。

事務手続き詳細へ

◎定書式 ○:自作書類 △:機関発行書類
書類一覧
新規採用時 給与手続 出張時 退職時
DL
給与振込依頼書
◎
   

履歴書(COE研究員用)※1
◎
   
記入例
年末調整申請書(様式は事務局にあり)
◎
 
理由書
 
◎

退職願
 
◎

COE成果報告書
 
◎

勤務表(記入例)毎月提出
◎

学歴関係
博士課程の修了証明書及び学位授与証明書
△
   

 

※1

作成は手書きでもワープロ打ちでも可とします。ただし、履歴事項の最後に書く、「署名」は、本人直筆で従来どおり必ず必要です。

また、学位取得年月日・取得した大学院等及び学位の名称を記載してください。
※記載例…京都大学大学院理学研究科博士後期課程を修了した場合  
平成19年3月23日 京都大学 博士(理学)の学位授与

・ 謝金

国際会議等で日本国内の研究者を招聘する際の手続きです。学部生は、原則として認められませんので、ご注意ください。(特殊技術等をお持ちの方の場合は、事前にCOE事務局までご相談ください)

◎定書式 ○:自作書類 △:機関発行書類
書類一覧
アルバイト謝金 講演会謝金 旅費付謝金 原稿料謝金
DL

略歴書

◎
◎
◎
◎
 
出勤表
◎
   
銀行振込依頼書と通帳見開きのコピー ※1
◎
◎
◎
◎

領収書
◎
   
完了報告書
◎
特別講演謝金支出について
◎
   
パスポートの顔写真・外国人出国記録・上陸許可のページのコピー
(外国人のみ)
○
   
講演を行った際のチラシ・ポスター等
○
   
租税条約書類(外国人のみ)
◎
   

両面印刷設定で印刷してください。
両面印刷以外の書類は受付できませんのでご注意ください。
謝金等支出内訳書 ※2
◎
事業実施伺書/謝金支給伺・完了報告書
◎
◎
◎
◎

実施伺・支給伺はシート別になっています。2枚とも必要ですのでご注意ください。
ニュースレター(印刷物)または原稿      
○
 
※1 過去に提出いただいている場合は不要
※2 謝金等支出内訳書の交通費額は、事前にルートをCOE事務局までお知らせ下さい。用度に金額を確認しますので、その額をご記入の上ご提出下さい。

・ 論文投稿料補助

COEの研究者(教員・21COE研究員・理学部フェロー)が著者として含まれる成果発表論文の投稿料に対する補助をします。
論文投稿料の補助を申請するものは電子媒体にて論文と見積もり額を添えて外国旅費・論文委員会 21coe-support にメールにてご連絡ください。審査は予算の範囲内で随時行っています。採択結果はメールにて連絡します。 また、採択された方は以下の書類を事務担当者へご提出ください。

事務手続き詳細へ

◎定書式 ○:自作書類 △:機関発行書類
書類一覧
国内 外国
DL

論文別刷り又はプリントアウト 2部

△
△
 
Invoice
△
Invoice(和訳)
○
外国送金事前登録情報
◎
見積書・請求書・納品書 1式
○

・ 物品購入

物品を購入する際、下記の書類が必要となります。

書類一覧
購入前 購入後
DL

別紙様式5物品命令書 ※1

◎

納入確認書 ※2

◎

現物のデジカメ画像 ※2

○
立替払申請書(10万以上のみ)
◎
立替払請求書 ※3
◎
※1 金額が10万円を超える備品の場合、必ず必要となります。
※2 金額が50万円を超える備品の場合必要となります。
※3 金額が10万円未満の場合、必要となります。

 

・ その他申請書類

ここでは申請に必要になるものではなく、個人が必要な書類を発行してもらう場合に必要な書類をリストアップしました。

書類一覧
 
DL

給与所得証明書(源泉徴収票)

◎

証明依頼書
(在籍・退職・扶養手当関係・在職など)

◎
転出・退職後の住所届け
◎