COE外国旅費補助

H19年度の外国旅費補助の受付を開始しますので、皆様応募宜しくお願いします。19年度の予算は600万を予定しています。
(H18年度の場合は、19件、560万円の補助をもって、12月中旬に受付を締め切らせていただきました。)

H19年度は基本的にはH18年度の方式を継承しています。また、18年度から「実験・観測等」の補助はこれまでの実情を踏まえて廃止。

補助が受けられる条件、事務手続き等は以下をご覧ください。

(応募要項)http://physics.coe21.kyoto-u.ac.jp/kaigai.html
(申請書関連ファイル)http://physics.coe21.kyoto-u.ac.jp/koubo-E/
(事務書類一覧)http://physics.coe21.kyoto-u.ac.jp/formlist.html#gaikokuryohi

H18年度 外国旅費・論文補助委員会 前野悦輝(物1、委員長)、菅沼秀夫(物2)、上田佳宏(宇物)、長瀧重博(基研)

外国旅費

COE構成員(ここでは関係専攻・部局に所属の、教員、COE-PDF、理学研究科フェロー、日本学術振興会特別研究員(SPD・PD/DC1・DC2)、機関研究員、D1以上の大学院生に限る)が国外開催の国際会議に参加し 口頭・ポスター発表講演をする場合、その旅費を補助します。 教員の場合は、国際会議での総合講演(plenary talk)を主な対象とします。 また、COE構成員(研究員・大学院生等)が実験観測等で海外出張する場合にも、 その旅費を補助することがあります(18年度は対象外)。 これらは、1人につき年度内に1回までを原則とします。 ただし、特に大きな寄与が期待される場合 (例えば、会議組織委員会からの講演依頼要請など) は2回目を認めることがあります。

なお、このページに書かれているメールアドレスには、 @をつけ scphys.kyoto-u.ac.jpを続けて、宛名として使ってください。
2007.4.13.改訂

補助の申請と出張後の報告

○ COE事務局が主に担当する仕事は赤字で、
○ 教室事務、秘書が主に担当する作業は緑色で、
○ 研究者が分担すべき作業を青色で 示してあります。

いつでも、口頭・ポスター発表等が確定した時点で応募してください。 ただし、予算がなくなったら公募を打ち切ります。

申請用紙は (MSワードファイル) です。 このファイルを添付して外国旅費・論文委員会 21coe-support に申し出てください。 電子的でない申請は受け付けません。

  1. 基本情報(会議名、主催機関、場所、期間、組織委員会のメンバー等)を書き込み、 会議のプログラム(自分の発表をマークする)をPDF等で添付してください。

  2. H19年度に補助する旅費の「国際会議」としては
    • 国際的な組織委員会が構成されていること。
    • 3カ国以上から約100名以上の出席者が想定されていること。 (出席者の人数については、特殊な事情を申請に記載することができます。)
    • 外国ではあるが、国内にある学会と同等の「外国国内学会」と見なせるものは 除きます(例えば、「アメリカ天文学会」など)。 ただし、そこでの招待講演が特に重要で、大きな寄与だと認められる場合は 補助します。
    • 原則として 当該発表のproceedings論文が出版されること。なお、proceedings論文に本COEに対する謝辞を所定のとおり明記してください。

      This work is supported by the Grant-in-Aid for the 21st Century COE "Center for Diversity and Universality in Physics" from
      the Ministry of Education, Culture, Sports, Science and Technology (MEXT) of Japan.
      (注意!:COEの名称がなくては、本COEなのかどうかわかりません。)

      ただし、proceedings の出版なしでも以下のいずれかに該当する場合は、その旨を「特記」して申請すれば補助することがあり得ます。

      (1) 参加そのものが名誉と考えられるような、十分に権威のある国際会議
      (2) 参加者が200人を越えるレベルの大規模な国際会議
      (3) 招待講演、またはそれに準じる特別な講演
      (4) 発表内容が国際会議のWebサイトから公開される

  3. 発表の形式としては以下のAまたはBのいずれかを満たしていること

    A.口頭発表が確定していること。証拠として、プログラムあるいは主催者からのメール等を 電子的に添付してください。 ポスタープレビュー等の短い口頭発表の場合は、Bの形式を満たしている場合に限り補助可能です。

    B. ポスター発表が確定しており、なおかつ発表に密接に関連した内容で、通常論文雑誌に主著(ファースト・オーサー)論文がすでに公表されているか、もしくはacceptされていること。証拠として、.廛蹈哀薀爐△襪い麓膾甜圓らのメール等と、⊆臙論文のPDFファイル(論文が公表されていない場合はさらに加えてacceptされていることを示す証拠書類)を 電子的に添付してください。

    上記基準についてご不明な点があれば 21coe-support へ個別にお問い合わせください。

外国旅費・論文委員会 が内定または不採択を本人に回答し事務担当者に通知します。

出張した研究者は出張後すみやかに 報告書を電子的手段で 外国旅費・論文委員会 21coe-support に 提出してください。
Bでaccept段階であった論文は、公表されたらすぐにそのPDFファイルを21coe-support に提出してください。

国際会議成果報告書 (Word)

外国旅費・論文委員会は、それを受けて直ちに 公開の出張報告会を下記註の通り質疑応答を含め1人20分程度行ない、事後評価をします。 これは、他分野の研究者にも成果を説明するチャンスであり、 日頃あまり聞かないトークを聞くチャンスです。
事後評価の結果、

  • 成果がなかったと判断した場合は内定を取り消し、本人と事務職員に通知します。
  • 成果があったと判断した場合は、事務職員に精算払いの手続きを進めてよいと 通知します。
     註:H19年度の報告会は、 原則、帰国後最初の第3木曜16:00〜
    ************************************************************************
    耐震退避の為、成果報告会は下記の場所で行ないますので御注意下さい。

    7月の成果報告会の場所:理学部4号館(宇宙物理教室)会議室(507号室)
    8月以降の成果報告会の場所:理学部4号館(宇宙物理教室)講義室(414号室)

    ************************************************************************
    発表したpptファイルはウェブに公開します。

    海外出張手続の一般的な注意
    • 補助の条件は、 申請時の目的・日程からの大幅な変更が無いことです。
    • 補助できる範囲等は以下のとおりです。
      1. 往復渡航費
        • 航空運賃はエコノミークラス(いわゆる格安運賃)とします。
        • 離発着の空港は用務先に一番近い空港とします。 それ以外は旅行伺い備考欄へ理由の記載が必要です。
      2. 国際会議出席中および往復行程中の滞在費 (会議以外の目的で渡航の場合は、採択された日程での滞在費)
        • 滞在費補助額はH18年度に関して、教員は旅費規程に基づいて支給します。 教員以外は滞在地を問わず一律、一泊8,000円とします。
      3. 会議登録費(申請書の所定欄に必要事項が明記してあり、 支払う登録料が会議出席とプロシーディングのみに対してであると 明確に判断できる資料がある場合に限ります)
      4. 会議前後の大学等訪問については、COEの目的に沿った研究発表(セミナー) 等を行なうことが滞在延長を認める必要条件です。 その場合、訪問旅費と3泊までの滞在費をCOEから補助します。 もちろん滞在目的を証明する招へい状、 書簡(往復書簡:和訳を要求される場合あり)等が必要です。
      5. また、その会議にサテライト等がある場合、そのサテライトで発表することが決まっており、本会議とサテライトの開催期間日程が大幅にあかない場合は、一部補助を認めることもありますので、補助申請時にその旨を明記して下さい。(この場合も、サテライトのプロシーディングスが発刊されることが望ましい。原則として、滞在費の補助は各会議の期間中とその前後一泊のみとする。)
      6. 上の項目において、3泊を超える分について他の科研費等の目的用務で 滞在する場合は、本COEでの旅費補助は原則として認めません。
    • 初めての人は銀行振込依頼書  (Excel) に記入捺印し提出すること(旅費入金に必要)
      • 店舗のない銀行は不可
      • 外国人は通帳の見開きページのコピーをとる
    • 清算払いです。
    手続きの流れ
    18年7月1日より事務書類が変更になりました。

    研究者は以下の情報を事務・秘書に知らせる。
  • 必要書類の作成は【指導教官および海外渡航者の責任において】、 関係秘書室等の助けを借りて行ってください。  

    • 出張日 (月日〜月日) 
    • 出張先名 (大学、研究所でない場合、開催されるホテルなど)
    • 出張先住所(市町村まで) 
    • 用務内容 (会議参加以外で滞在する場合は、○○の資料収集補助など 補助業務であることを明記)
    • 旅費請求額 実行予算にあわせること(定額or学生:日当・宿泊費:8000円/1日)
    • 教官は出張が土日を含むときは代休日を事務・秘書に連絡。
    以上の情報をもとに旅行伺 (Excel) => (記入例)をつくり(主任、事務担当者の印)学部(基研)事務に提出する
    学生の場合、教官帯同か単独出張かを備考欄に書くこと。 教官帯同であっても旅費の出金が違うと単独出張になる)
    • 旅行伺 又は 旅行依頼(部局外の人)(私大教員と学生には自宅住所を書いてもらう)
    • 日程表 (Word) ==> (記入例1)==>(記入例2)旅行伺いへ全て記載の場合は不要
      日程表の発着地名は用務先の市町村名(空港名ではなく)を記入 (日当計算に必須), 陸路移動も記述すること。
    • 航空賃の見積書(コピーではなく本紙: 普通の科研費では要求されないものですがCOEでは 必要)・・・旅行会社作成。
    • 旅行会社作成の日程表
    • 教官が付き添わない大学院生単独の外国出張の場合 単独出張理由書 (Word:記入例つき) 注意 <-ここ


    出張後に準備するもの(本人または事務・秘書が管理)
    • 帰国後早急に報告会の開催依頼を外国旅費委員宛にメールでご連絡ください。また帰国後1週間以内にCOE事務へ判子を持参いただき下記書類をご提出ください。提出が遅れますと支払いを拒否される場合がございます。
    • 航空賃の領収書(コピーではなく本紙)・・・旅行会社作成。
    • 航空券のカバーチケット(パッセンジャーレセプト)コピーではなく本紙をA4用紙に貼り付けること (搭乗した航空機の確認のため)
    参加費を要求する場合 ※申請時に参加費補助依頼をし補助が認められた場合
      ※クレジット決済の場合明細書の日付が申請日を1ヶ月過ぎないように申請してください。
    • 立替払請求書 (Word) ←学生の場合は必ず必要です。
    • 会議のパンフレット(全ページは不要。会議の名称と開催期間がわかるページを添付。なお、出発前に旅行命令書等と一緒に出したパンフレットがある場合は、COE事務局でコピーするので「パンフは提出済み」と付箋に書くこと)。
    • 立替払領収書 (Word) ←学生の場合は必ず必要です。
    • 領収書(Receipt)(記入例) Receiptには本人の名前が記入されていること、主催者の印またはサインがあることが必須です。
      参加費の金額がわかることが必要です。「バンケット代を含む」合計が記述されている場合には、金額をわけて、各々の金額がわかるように付箋・鉛筆等で記入のこと (バンケット代の支払いはできない)。

      参加費をクレジットカード支払いの場合はクレジット会社の明細書(コピー可)
  •    以上の旅行書類一式を学部(基研)事務に提出する。 さらに、そのコピーをCOE事務に提出する。
      COE事務は帳簿に記録する。
    要するにまとめると
      ■外国旅費書類に関して確認

    総務とも相談の上、外国旅費に関する書類を 以下のように確認・決定させていただきますので、お手間ですがよろしく ご確認お願いします。

    ◇出立前に以下の書類をCOE事務局に提出
       
    • 旅行命令書  
    • 見積書(旅行会社作成)   
    • 日程表(旅行会社作成)   
    • 単独出張理由書(学生:単独出張の場合)
    ※見積書に関しては、科研費とは違う方式ですが、複雑なケースについては 見積書が総務で必要な場合もあるとのことですので、出立前提出書類とし てご提出ください。

    ◇帰国後に以下の書類をCOE事務局に提出
        
    • 航空券の領収書   
    • 航空券(A4紙に貼り付けのこと)   
    注意■外国旅費の単独出張理由書の書きかたについて
    院生の単独出張については、 「補助用務を目的とした」ものしか認められません。 またその「出張が21COEと関係している」必要があります。 院生が書く単独出張理由書には、特にこの2点が明らかになるようにしてください。 なお、書き方の分らない院生の方は以下の例を参考にして下さい。
    1. 「補助用務を目的とした」 => 例)**(教員)の指導のもと代理として++(院生)が研究発表することになっている。
    2. 「出張者である院生が出張することにより、21COEに期待される研究成果」

      => 例1) 本研究は、21COE基幹研究である ***** に当たり、若手研究者の 国際会議出席などを通して第三者評価に基づく競争原理を推進する という、21COE本来の目標に沿ったものである。

      => 例2)本研究課題は、21COEの基礎研究 ***** の一端であり、研究成果 を国際会議で発表するのは、21COEとしても意義深い。

      ※なお、上記はあくまでも例文です。 「例文のように書けば常にFree Pass」 とは限りません。(あくまでご参考!)
    21COEプログラムに関するキーワード(文部科学省HPより)
    • 我が国の大学に世界最高水準の研究教育拠点を形成するのが21COEの目的であり・・・
    • 世界をリードする人材育成を図るという21COEの趣旨に沿った・・・
    • 21COEで要求されている、国際競争力ある個性輝く大学づくりの一環として・・・
    • 21COEプログラムに基づき、院生が将来我が国に有為な人材として活躍するための・・・