研究員・TA 手続き

◆研究員・TA(教務補佐員)の身分と一般的な注意◆
  • COE研究員は正式には 時間雇用非常勤職員、講師(研究機関研究員)。待遇は週19時間以内、3900円/1時間 。採用手続きには最低約2週間(履歴書 他)。 採用は理学研究科と基礎物理学研究所のいずれかになります。したがって事務手続きもいずれかでおこなわれます。

  • TAは正式には時間雇用非常勤職員の教務補佐員。待遇は週19時間以内(週2-3日。6時間/日)履歴書が必要です。 採用日の前月の15日までに人事掛に研究支援者雇用申請書(様式3)を提出する必要があるので、その5日前までCOE事務へ提出してください。採用は理学研究科のみですので、COE事務が担当事務室です。

  • 本COEが採用するCOE研究員とTAの身分は時間雇用職員ですので、就業、採用規則(文科省や大学が制定)に縛られます。これら規則を破ると違法行為になります。特に勤務時間中の無断出張や欠勤は違法行為ですのでくれぐれも注意してください。
◆COE研究員の採用手続◆
COE事務局から、採用を事務秘書と、受け入れ、担当研究者に内示 

  採用にあたって、受け入れ、担当教官は事務(秘書)と相談のうえ、以下の書類を用意し、COE事務室 (COE研究員で、受け入れ教員が基研の場合は基研事務、TAはすべて COE事務室)に送付すること。
  • 給与振込依頼書 (PDF形式) (手書き,捺印)
  • 履歴書(手書きで記入し、記入間違いは二重線で消し訂正印を押して下さい)
    必ず学位取得年月日・取得した大学院等及び学位の名称を記載
    ※記載例…京都大学大学院理学研究科博士後期課程を修了した場合
      平成19年3月23日 京都大学 博士(理学)の学位授与 等
    • COE研究員の様式(Word)  A3版 (注意:年・月・日 まで正確に記入すること)
  • 学歴関係
    • 大学院博士課程の修了証明書及び学位授与証明書
◆TA(教務補佐員)の採用手続◆
COE事務局から、指導教員、担当研究者、採用者に内示 

  新TAは以下の書類を用意し、COE事務室に持参すること。

平成19年度 通年・前期採用者 書類提出期限は2007年4月5日(木)PM12:00といたします。

 
  1. 給与振込依頼書(PDF形式) (手書き,捺印)

    注意:15・16・17・18年度にもTAをされていて同じ口座に振込みをされる方は 給与振込依頼書は必要ありません
    18年度より通帳のコピーは事務室では確認・保管しておりません。(個人情報保護の関係による)
    記入される際、誤りがないかよくご確認の上、ご提出ください。


  2. 学生証の写し

    両面を複写し、余白に氏名のふりがなと性別を記入して ください。
    また、裏面は現住所が記載されたものを複写してください。記載されていない場合は余白に記入してください。
    なお、外国籍の者で就労可能な在留資格を持つ者はそれを証明するものの写しを、それ以外の者は、
    出入国管理及び難民認定法第19条第2項による資格外活動許可証の写しを併せて添付してください。

  3. 雇用伺い兼職務従事者許可書様式(Excel)
    注意:雇用期間については
    ・ 通年の方:平成19年5月1日〜平成20年2月29日
    ・ 前期の方:平成19年5月1日〜平成19年9月30日
    ・ 後期の方:平成19年10月1日〜平成20年2月29日
    となります。前期・後期両方採用の方は通年に該当します。

    (参考) 用務内容の種類(Word)
  4. 勤務予定表様式(Excel)

    注意:TA業務は週2-3日で一日に6時間の勤務となります。
    勤務パターンは
    週2:月水 /火木 /水金 /月木 /火金から選択
    週3:月水金
    勤務予定表の勤務パターンを選択し該当するシートに所属・氏名を入力後、印刷してご提出ください。

  5. 印鑑(三文判で可)事務局に任期中預けてください。
    注意:18年度にもTAをされていた方は事務局ですでに保管中ですので提出不要です。
  6. 平成19年度給与所得者の扶養控除申請書 ※両面印刷でプリントアウトしてください。
    注意:18年度にTAをされていた方は年末調整時にご提出いただいておりますので、今回は提出の必要がございません。

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◆COE-研究員の出張、有給休暇について◆
勤務表にある勤務時間内での出張、欠勤はその月の22日までに文書でCOE事務 (受け入れ教員が基研の場合は基研事務)まで報告する(出勤簿に記述する必要があります)。 22日が土、日、祝日の場合は22日より以前の一番近い平日が締め切り日になります。なお6ヶ月以上勤務のCOE研究員は有給休暇があります。 出張や欠勤を有給休暇あつかいしたい場合はその旨も明記してください。

■COE研究員を科学研究費、私費など、COEの経費以外で出張させる(する)場合は、必ずCOEの研究目的に合致する旨の理由書 (Word) を以下の要領で提出してください。理由書の提出がないと欠勤あつかいになります。
  • 旅費があなたの所属する部局(理学研究科、または基研)から出る場合; 理由書は「出張伺い」とともに所属部局の事務室(理学研究科、または基研)へ提出すること。
  • 旅費が他部局や他大学、研究機関から出る場合; 理由書は先方からくる「出張依頼書」への返事と共に所属部局の事務室へ提出すること。
  • 私費出張の場合の理由書はCOE事務局に提出する
  • COE事務局へは、出張した日時を書面で連絡ください。(〆切は月末の22日、22日が土、日、祝日の場合は22日より以前の一番近い平日が締め切り日)。
■”理由書”の書き方は
”拠点形成アシスタントを科学研究費補助金により出張させることが、21世紀COEプログラム (基幹研究名を明記)の目的と完全に合致しており、同プログラムを遂行するうえで、必須である” ことを 誰がみても明白なように、できるだけ具体的にかつ丁寧に(数行ではだめ、A4の様式を目いっぱい使うこと) 書くこと。

COE事務局は毎月の出勤簿に勤務時間をいれて、人事掛に提出。
◆COE-TA:院生の出張期間の取り扱いについて(注意事項)◆
COE-TAに雇用されている院生は勤務時間には学内にいることが必要です.

TAの出張や休暇は担当教員の責任でCOE事務に報告してください。書類手続きは、 説明ページ に従って行って下さい。 

報告の締め切りはその月の23日中です。23日が土、日、祝日の場合は23日より以前の一番近い平日が締め切り日になります。 無断で出張などおこなっていたことが判明した場合(特に科研費出張などで重複勤務していた場合)は,法的問題を引き起こします。 最悪COEの存続が危うくなります。したがって

無断出張などが判明した場合は院生はCOE-TA途中解雇となることを警告しておきます。 職務従事を許可した担当教員の責任 も免れませんので院生には厳しくご指導願います。

COE事務局は毎月の出勤簿に勤務時間をいれて、人事掛に提出。
◆COE研究員(PDF)は任期終了後、ただちに報告書を提出すること ◆

謝金手続

◆謝金手続の一般的な注意◆
国際会議開催、市民講座開催 その他の共通業務に必要な場合にはCOE経費でアルバイトを雇うことができます。謝金の単価は以下のとおり。
  • 大卒相当・・950円/1時間・・7600円/1日
  • 短大卒相当・・900円/1時間・・7200円/1日
  • 謝金の支出の目安は週3日以内、連続は2ヶ月以内(休暇中は5日間の勤務も可能)としてください。
  • 業務は、基本的に「資料整理」「実験補助」しか認められません。

  • 必要書類(秘書室でご用意お願いします)
      (担当教官は事務(秘書)と相談のうえ、以下の書類を採用者に用意させ、COE事務局に送付すること。)
        
    • COE謝金用履歴書 (Word) (毎回必要、2回目以降はコピーでも可)   
    • 出勤表 (Excel)
      出勤表には「業務内容」の記載に注意してください。 例:「出席者・発表者の発表資料等の準備補助」
        
    • 銀行振込依頼書 (Word) (一度提出していれば不要)必ずご本人の直筆のこと。   
    • 通帳のコピー
    • 謝金支給調書、所得税徴収高計算書は、COEの場合は用度で作成するため不要。
    • 他大学の学生の場合、京都に来る際に印鑑を持参してもらって下さい。

  • 講演会謝金(招聘外人) ※講演会謝金については、特別な場合にのみ支払います。事前に、ご相談ください。
    • 「特別講演謝金支出について」 (Word)   
    • 領収書 (Word)   
    • 完了報告書 (Word)   
    • 略歴書 (Word)   
    • パスポートの顔写真・外国人出国記録・上陸許可のページのコピー   
    • 講演を行ったという証拠となるチラシ・ポスター等
    • 租税条約の書類(※租税条約適用の際は、事前に用度へ連絡の必要があります)


  • 旅費付き謝金
        
    • 略歴書 (Word)   
    • 謝金等支出内訳書 (Word)
      ※謝金等支出内訳書の交通費額は、事前にルートをCOE事務局までお知らせ下さい。
       用度に金額を確認しますので、その額をご記入の上ご提出下さい。
    • 銀行振込依頼書 (Word) (一度提出していれば不要)ご本人の直筆のこと。   
    • 通帳のコピー