外国人招聘

◆招聘事務手続の一般的な注意◆
  • 外国人招聘の事務手続は基研で行います。
  • 招聘外国人の補助はCOEの用務に限ります。来洛中に東京などの他大学や研究所に訪問する方がみられますが、あくまでもCOEの用務に限ってください。その理由も招聘理由書に明記願います。他大学のCOEなどでいく場合には、そのための手続きがあります。いずれにしてもかなり煩雑な事務がありますから、招聘手続きは4週間前までにしてください。それ以降の変更は受け付けられない場合がありますのでご注意ください。
  • COE事務局から、実行予算を事務秘書と研究者に内示

      予算と以下の注意事項を考慮して基研担当秘書(内線:7058)と相談の上、実行計画をつくること

  • 21COEによる航空運賃は最下級の運賃に限定されます。(エコノミーのみ)
  • 21COEによる招聘の滞在期間は30日以内を原則にしています。それ以上滞在の場合は打ち切り支給になります。
滞在前の談話会・ポスター作成について

海外招聘研究者は滞在中に必ず公の談話会(英語ゼミ)を行ってください。(案内はHPに公示します。)

  1. 談話会のページの更新
    予定が決まり次第ホームページへの掲載依頼と掲載内容を「COE事務局 email:eri-hayashi@scphys.kyoto-u.ac.jp(ccで21COE-sec@scphys.kyoto-u.ac.jp)に知らせてください。
    事務局にて談話会の案内ページを更新いたします。
  2. ポスターの作成
    受け入れ教官にて談話会案内の作成を行い〔ポスター書式(Word)ダウンロード〕
    「COE事務局(email: eri-hayashi@scphys.kyoto-u.ac.jp,shimizu@scphys.kyoto-u.ac.jp)にメールで添付してください。

    COE事務局はそのまま、ピンクのA4用紙にプリントアウトし、配布、掲示板への貼り付けを行います。
1)4週間前までに
下記を基研担当秘書まで提出ください。
  1. 日程表(Word)
  2. 履歴書または、氏名・所属・身分・所属住所・E-mailアドレス・ファックス番号(所属と身分には和訳を付けること)
  3. 航空券の領収書コピー記入例 (事前にファックス、到着後に原本を提出。手数料は支払いできないため、領収書には分けて記載すること。和訳を付けること)
  4. カバーチケットのコピーまたは旅行社発行の旅程表(事前にファックス、到着後にコピーを提出)
  5. 添付書類
    • 招へい状とそれを受諾する旨の往復書簡、またはE-mailのやりとり等の往復書簡。(招聘に関係ある部分にマーカーで線を引き、和訳を付けること)
    • 国際会議等に出席の場合、会議等の名称・開催地・開催期間の分かるもの、会議等で発表することが分かるもの。

    e-ticketの場合は、3、4の航空券領収書、カバーチケットのコピーの代わりに、インターネットでの予約画面をプリントアウトしたもの(旅程と航空運賃が明記されていること)を事前にファックス、到着後に原本を提出ください。 なお、航空券領収書(原本)を空港でのチェックインの際に必ず発行してもらってください。

ビザ申請に関する必要書類は、受け入れ教官でご用意ください。

2)来日後3日以内

(旅費の準備ができ次第、受け入れ教官にご連絡します)
下記の書類を揃えて、旅費と旅行伺兼旅費概算請求書(基研にて作成)を取りにお越しください。なお、旅行伺兼旅費概算請求書には招聘外国人のサインをいただいてください。(会議での招聘等、招聘責任者を置く場合を除く)

  1. 航空券領収書(原本)
  2. カバーチケット(パッセンジャーレシート)コピー
  3. 領収書Word (招聘外国人のサインが必要。日付、金額は空欄)
  4. 出張報告(記録)書 word (受け入れ教官が作成、サインは不要)
    • 作成日の日付(書類右肩)は帰還した日の翌日とする。その日が土、日、祭日の場合、次の一番近い平日とすること。
    • 「5.出張日程」は、開始日は出発地をたった日、終了日は出発地に帰還した日とすること。
    • 「6.用務の概要と事業の関連について」は、「物理学の多様性と普遍性の探求拠点」に関連する用務の概要を記入のこと。

    e-ticketの場合は、1の航空券領収書(原本)は、チェックインの際に必ず発行してもらってください。 
    また、2のカバーチケットコピーの代わりに、予約画面をプリントアウトしたものを提出ください。
3) 帰国後1ヶ月以内

受け入れ教官は COE成果報告書 word を提出すること(書式は「公募案内」にもあります)

◆旅費は他の機関・大学等が負担、21COEで滞在費のみを負担する場合◆

上記の手続と以下の点が異なりますのでご注意ください。

  • 日程表に「日当・宿泊のみ負担(旅費は**負担)」と記述すること。
  • 旅費の負担先が分かる書類(メール等+英文の場合は和訳)を添付すること。
  • 航空券の領収書、カバーチケットのコピーは不要。